Opter pour le secrétariat à distance : les plus et les moins

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La gestion d’une entreprise d’une manière optimale nécessite aux dirigeants de trouver des astuces et méthodes efficaces. L’externalisation de certains services au sein de la société est souvent une solution intéressante. Le processus consiste à faire appel à une prestataire pour assurer certaines missions qui touchent de façon directe ou indirecte, la bonne gestion globale de l’entreprise. Le secrétariat est un domaine qui est de plus en plus concerné par l’externalisation tant les chefs d’entreprise y voient une fonction importante, mais qui nécessite un engagement conséquent la plupart du temps. Toutefois, le télésecrétariat ne présente pas toujours que des avantages.

3 avantages d’une télésecrétaire

Les dirigeants des sociétés peuvent aussi choisir un partenaire local ou étranger pour assurer les missions de télésecrétariat. À titre d’exemple, de plus en plus de demandeurs de partenariat optent pour le télésecrétariat à Madagascar. Par ailleurs, voici 3 avantages du secrétariat à distance qui mérite que l’on s’y attarde.

Pas de charges salariales à payer pour l’entreprise

Le poste de secrétaire représente sans conteste un des piliers du bon fonctionnement d’une entreprise. Un secrétaire est surtout en charge des tâches administratives du département auquel elle appartient. On veut parler ici de l’organisation du travail au sein du service et aussi de celui de son supérieur, mais aussi la gestion du courrier, de l’agenda, et enfin, la rédaction de lettres administratives. Gérer les appels téléphoniques est aussi une des missions d’un secrétaire.

C’est tout de même une charge de travail assez important dans la pratique. Et qui dit travail dit employé, et par conséquent salaire. Le télésecrétariat est une solution intéressante pour les dirigeants des entreprises afin d’éviter de payer les charges salariales de la secrétaire. Le prestataire envoie une simple facture que l’entreprise aura à payer, et le tour est joué.

Un gain de temps enregistré

Comme la société n’assure aucun rôle dans un secrétariat à distance, cela lui laisse le loisir de se consacrer à d’autres tâches tout aussi importantes dans le bon fonctionnement de ses affaires. Ce gain de temps enregistré dans le recours au télésecrétariat ajoute un point positif d’exception à cette méthode de gestion de la société. L’externalisation de la fonction de secrétariat permet également un traitement du volet administratif de l’entreprise dans des délais satisfaisants, car le prestataire est généralement spécialiste dans ce domaine.

Une communication externe optimisée

La communication de l’entreprise avec ses collaborateurs (fournisseurs, partenaires divers…), mais aussi avec sa clientèle est une mission qui est effectuée par le télésecrétaire. Ce dernier propose à son client (l’entreprise qui a recours à ses services) d’optimiser ce volet de façon efficace. Cela passe le plus souvent par une qualité intéressante de la prestation qu’il offre. Les collaborateurs de l’entreprise seront plus satisfaits et fidélisés.

L’expertise du sous-traitant en secrétariat améliore de manière significative l’obtention de résultats appréciables dans le domaine de la communication externe de la société. Cette dernière n’a pas de souci à se faire quant à la réussite de l’entretien de ses relations avec son environnement professionnel.

2 inconvénients d’avoir un secrétaire à distance

Le procédé d’externalisation du service de secrétariat est certes assez pratique et comporte des avantages intéressants. Pourtant, les dirigeants des entreprises doivent tout de même savoir qu’il y a certains éléments qui méritent leur attention. En effet, le secrétariat à distance comporte également quelques inconvénients.

Une perte de confidentialité pour l’entreprise

Lorsqu’une société fait le choix de confier la mission de secrétariat à un sous-traitant, il est primordial qu’elle fasse part de certains documents et informations à son partenaire. Tout cela peut souvent revêtir un caractère confidentiel. Ainsi, recourir au télésecrétariat pousse l’entreprise à dévoiler un pan de son intimité. Ce qui n’est pas toujours une bonne idée, car on ne sait jamais ce qui peut arriver. Si la firme tombe sur prestataire malintentionné ou maladroit, ce serait vraiment dommage.

Heureusement, il existe une solution à cette perte de confidentialité à laquelle les chefs d’entreprise peuvent faire face. Elle consiste à être vigilant lors du choix de son sous-traitant. Pour y parvenir, c’est assez simple. En premier lieu, il est recommandé de bien se renseigner sur l’agence spécialisée en externalisation du service de secrétariat, avant de signer un accord de partenariat. Le mieux est de s’intéresser aux prestataires qui ont déjà une bonne réputation dans le domaine. Enfin, il est impératif que les clauses du contrat de partenariat soient édifiées de manière prudente. L’entreprise devra bien tout vérifier avant d’accorder sa confiance.

Une mauvaise gestion des priorités

Un autre désavantage de l’option secrétariat à distance est aussi le risque de mauvaise gestion des priorités. En tant que sous-traitant, l’agence de télésecrétariat a sa propre façon de travailler. Elle a son propre sens des priorités. Les tâches à accomplir seront donc exécutées selon son rythme et ses méthodes. Il peut tout à fait arriver que parfois l’entreprise donneuse d’ordre souhaite un ordre de priorité différent. Ce qui peut éventuellement poser un problème dans la pratique.

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