Comment réussir son évènement professionnel ?

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Colloque, conférence, séminaire,… Autant d’occasions pour organiser un événement d’entreprise. La tenue d’un évènement d'entreprise doit cependant être précédée d’une préparation bien organisée pour assurer sa réussite.

Le budget et la salle

Pour l’organisation de votre événement d’entreprise, le premier élément à déterminer est le budget prévisionnel. De ce fait, vous devez établir une liste des éléments qui seront requis pour la réalisation de l’événement : la salle, l’éclairage, les équipements, la sécurité, la restauration… Une fois vos besoins définis, il faudra prévoir un budget correct pour couvrir les frais de l’événement.

Passer ensuite à la réservation de la salle qui doit se faire le plutôt possible. Le choix de la salle doit être fait en tenant compte du type d’évènement, du public reçu et de l’accessibilité des lieux par les transports. Cependant, vous pouvez confier la tache à des entreprises spécialisées. Pour votre tourisme d'affaires en Bretagne par exemple, un pays où les événements d’entreprise sont 3 fois plus importants que le tourisme de loisirs, vous trouverez des prestataires expérimentés pour vous aider à réussir votre séminaire ou réunion d’entreprise.

Le choix de la date

Il faudra également bien choisir la date à laquelle se tiendra l’événement, le lieu de réception doit être disponible ainsi que les participants. Les périodes de vacances scolaires ainsi que le lundi et le vendredi sont des jours qui ne sont pas adéquats pour le choix de la date. Privilégiez donc le mardi et le jeudi pour organiser votre événement.

Vérifiez également qu’un événement similaire ne se déroule pas dans votre cadre professionnel à la même date. Par ailleurs, les invitations doivent être envoyées aux convives à trois semaines de l’évènement. S’il s’agit d’un évènement à l’étranger, envoyer les invitations quelques mois à l’avance pour que les participants puissent prévoir le voyage. A la veille de l’évènement, effectuez une visite des lieux pour contrôler la bonne marche des équipements.

Le bilan d’après-évènement

Après l’événement, il faudra penser à effectuer un bilan de l’organisation en vous basant sur les avis des participants. Pour cela, effectuez en sondage en envoyant des mails à vos collaborateurs pour recueillir leurs avis sur le déroulement de l'évènement. Comment ont-ils trouvé l’ambiance ? Quelle est leur appréciation par rapport au lieu de réception ? Quels sont les détails qui manquaient ? 

Les différentes réponses des participants vous permettront d’apporter des améliorations à un prochain événement. N’omettez pas de les remercier pour leur participation. Au cas où vous aviez sollicité les services d’une entreprise spécialisée, ce sera l’occasion de noter leur prestation et de leur renouveler votre confiance si elle est de qualité.

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